园区运营管理:清华启迪集团

2018-01-01 11:14:47 admin1 150

关键字:微服务 园区物业 APP移动应用 大并发、高可用

|业态分析

从产业视角、功能视角、产业链视角、开发主体视角以及耦合视角采用不同的分析视角,园区的划分维度也不同。
1.产业视角下的园区类型 
根据产业视角,可分为生产型、资源型以及创意型三种。
2.功能视角下的文化产业园类型
根据功能用途的不同,可以将园区分为以创意办公为主导和以商业休闲为主导。
3.产业链视角下的园区类型 
根据业务形态,从产业链视角可以将产业园分为独立主体型、单一型以及复合型产业园。
4.开发主体视角下的园区类型 
从产业园区开发视角看,产业园区可分为政府导向型、艺术家导向型以及企业导向型。
5.耦合视角下的园区类型
耦合视角下的园区核心业务,以文化产业与其他产业耦合而衍生出的业务为主,主要包括文化地产园区和文化旅游园区。文化地产园区核心业务是利用文化创意进行地产开发销售和物业管理,文化旅游园区旨在对旅游深度开发,将文化产业与旅游业嫁接。
另外,根据园区的开发初态,也可以将园区分为对旧城区厂房进行改造而建成的产业园,以及新辟区域进行开发建设而成的产业园。

|客户介绍     

  启迪控股股份有限公司(以下简称:启迪控股)成立于2000年7月24日,其前身是成立于1994年8月的清华科技园发展中心。启迪控股是一家依托清华大学设立的综合性大型企业,是清华科技园开发建设与运营管理单位,是首批国家现代服务业示范单位。公司控参股启迪古汉(股票代码:000590)、启迪桑德(股票代码:000826)、世纪互联(纳斯达克:VNET)、启迪国际(香港主板:00872.HK)、启迪设计(股票代码:300500)、中文在线(股票代码:300364)、北控清洁能源(香港主板:01250.HK)、汉邦高科(股票代码:300449)、兆易创新(股票代码:603986)、中航讯(股票代码:430109)、图卫科技(股票代码:833320)、加拿大BIOREM(股票代码TSXV:BRM)等上市及非上市企业800多家,管理总资产规模超过2000亿元人民币。

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作为启迪控股的旗舰产品,清华科技园(TusPark)是世界上单体最大的大学科技园,园区总面积77万平方米,入驻企业超过1500家。目前,清华科技园已经成为跨国公司研发总部、中国科技企业总部和创新创业企业的聚集地,是清华大学服务社会功能的重要平台,是推动区域自主创新的重要平台,已经发展成为中国乃至世界科技园行业的知名品牌。

经过20多年的发展与探索,启迪控股在科技园区规划建设和运营管理领域积累了丰富的经验,形成了一支高素质的经营管理队伍,积极推动创新资源与区域经济的有机互动,成功构建起以超过300个孵化器、科技园、科技城为载体的全球创新服务网络,辐射网络覆盖香港、澳门、美国、英国、意大利、俄罗斯、澳大利亚、瑞士、荷兰、瑞典、韩国、巴基斯坦、泰国、埃及、巴西等国内外50多个城市及地区,成为中国创新体系中的一支生力军。

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启迪控股积极响应国家创新驱动发展战略,落实清华大学服务社会职能,在“致力于成为科技服务业的中国引领者和全球典范”这一总体目标下,以科技园区为载体,以科技实业为支撑,以科技金融为纽带,以互联网、大数据等新一代信息技术为依托,形成知识、信息、人才、资金等资源共有共享的创新网络,集群式服务创新、推动创新,已经形成“科技园区、科技实业、科技金融”三位一体、相互协同的业务格局,已经成为中国科技强国建设进程中的一支生力军,成为拥有丰富经验和智慧、具备全面业务能力的科技服务提供商。

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目前,启迪控股已构筑起孵化器、科技园、科技城等“点线面”结合、有机互动衔接的多层次创新空间体系,满足科技企业生命周期不同发展阶段的空间及服务需求。旗下已聚集了启迪孵化器、启迪科技园、启迪科技城、启迪协信科技城等大型业务平台企业,构建起服务、产业互联互动的新型模式,和以数据化、网络化、智能化为特征的启迪全球创新网络,形成了覆盖北京、上海、广州、深圳、西安、南京、苏州、扬州、福州、郑州、合肥、重庆、沈阳等全国50多个城市,以及香港、美国、韩国、俄罗斯、以色列等国家和地区的以孵化器、科技园、科技城为载体的创新创业服务基地群,基地总数超过200个。

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|应用背景

企业资产量大、来源复杂,每半年一次的资产盘点工作强度大,人工盘点数据准确性差,资产使用情况追踪难;

公司总部统一管理所有合同,没有有力辅助工具的情况下,在实现统一集中管理的同时,由于量大也带来了合同流程缓慢、签约秩序、归档、收付款不及时、查询难等混乱;

基层业务员洽谈新客户自由度较大,有不按底价制度出租的情况发生,由于业务量大,总部领导管控乏力,公司利益受到损失;

各个项目之间前期招商业务的潜在客户数据不能共享,公司资源未能充分使用;

由于商业运营的特性,决定了所签主营租赁合同具备多样性、个性化的特征,致使与合同条款密切相关的每月租金、物业费、服务费用的收取工作量大、复杂,经常会出现漏收、重复催收等问题,影响了客户满意度;

在已经实施集团统一部署的OA系统中,审批流程无法与实际业务数据直接发生关联,无法实现业务数据的统计与分析;园区内的设备精密、价值高、维护量大,其维护工作的保值增值要求高,只能凭借纸质工单来了解维修保养执行情况,数据统计困难,发现问题有滞后性;

|应用效果

      实施尊蓝系统之后,达到了以下信息化效果:

资产台账全面信息化,建立动态电子台账卡,并于财务系统密切结合,实现财、账、物三者统一;

合同管理电子化,统一提醒合同签约日、到期日、支付进度等信息,降低合同统一管理的难度,增强了合同管理力度;

将公司各项业务制度固化于尊蓝软件的业务逻辑与算法之中,强制基层开展业务严格按公司制度执行;

所有运营项目收费电算化全覆盖,尊蓝系统根据合同条款与要素,每月自动打印缴款通知单,自动统计收缴率;

全面实现财务部关于收付实现制、权责发生制的统计要求;

实现未成交客户、将要到期客户的信息共享,是公司资源使用最大化;

关键业务审批流程化,审批延迟可催办、审批过程日后可追踪,审批单中的业务数据可统计,可自动关联、触发相关业务与流程,解决原有OA系统只负责处理签报、不处理业务数据的问题;


尊蓝物业软件应用现场尊蓝物业软件应用现场

尊蓝物业软件应用现场尊蓝物业软件应用现场

|实建设内容

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子平台系统模块功能功能描述实施目标
行政办公子平台物资管理物资属性固定资产对固定资产、低值易耗品进行台账管理,在OA系统中完成流程中完成审核、审批工作,在本系统中完成资产的新增登记、转移登记、报废登记;行政部门可根据项目、部门进行物资名称、数量的统计与查询工作。

通过该模块的实施,可加强集团资产管理,进一步完善各单位资产的增减、变动、保管、使用情况的登记,对总部以及各个项目的资产进行统一编制分类代码和编号,完善资产管理制度、降低劳动强度与数据误差、提高资产管理力度。 

行政部门可方便的进行添加、转移、闲置、报废等操作来维护物资台帐。

提供可供与财务部进行对账的报表。
低值易耗品
物资分类 为方便管理,根据贵公司规定,将物资分为IT设备、办公家具、电器、劳防用品等类型
物资台账在用物资
报废物资
物资转移 
物资报废 
统计分析报表按属性(固定资产or低值易耗品)、按项目(管理处)进行品牌、名称、规格型号、数量的统计。
合同管理通用合同合同类别可根据实际业务自定义合同类别。包括工程外包合同、服务采购合同、设备采购合同、项目合同(乙方合同)等。合同的审批在OA 系统中流转,审批通过
在系统中添加各类合同重要条款、编号,可通过关键字查询相关合同;
其他相关各部门可根据权限共享相关合同信息。
合同台帐在合同类别下,手动添加合同、录入合同编号、合同要素,形成合同台帐列表。含对方名称、合同起止时间、收(付)款时间、收(付)款金额、所属部门等通用字段。
合同提醒到期时间提前30天提醒。
合同查询可分类别按关键字查询相关合同。
租赁合同新签合同(租约要素)新签与续租合同中关键要素的录入与提交、归档与打印。解决目前OA系统只有签审流程,无后无需数据分析功能的缺点;
解决经过OA系统签审的合同与打印出来的合同不一致而又无法控制的问题;
续签合同(租约要素)
租赁合同自动归档至行政部合同管理模块
租赁合同打印
首付款清单根据租赁合同条款,系统自动列出各个租赁合同所需缴纳首付款金额、时间,以及收款操作。招商部、运营部与财务部信息共享,自动处理与合同相关的业务,避免人工干预,降低劳动工作强度,减少出错概率。
 
保证金管理根据租赁合同条款,系统自动列出各个合同所需缴纳保证金金额、时间,以及保证金退还、罚没的业务。
佣金管理根据租赁合同条款,系统自动列出与中介相关的各个合同,以及所需支付佣金金额、时间,当前付款情况。
印花税计算系统根据合同相关条款与金额,自动计算所需购买印花税总金额以及自动计算各面值印花税票据张数。
车位协议通过流程审批,对车位租赁协议进行审核。合同管理规范化、信息化
合同更名处理合同主体发生名称变更的业务;
合同终止用于处理合同终止的业务,包括到期正常中止、未到期非正常终止等情况;同时处理客户退租后的费用结算业务。
客户管理子平台投资运筹资源地图在电子地图上标注热点,显示关注的相关园区、厂房实际所在地理位置。以地图的方式显示中环以内所有旧厂房改建的信息。及时了解竞争对手、周边厂房/园区运营数据,并按时更新;
共享该数据给招商部、运营部,为科学决策、投标、定价提供第一手、科学的数据。
资源数据在地图的热点中可手动输入相关数据的录入和修改,可自行按时维护相关数据;点击后可以查看到详细的信息,物业价格,电梯速度,水电收费等。
数据分析根据各个热点填录的数据自行形成数据列表;可根据需要形成相关数据分析图表、报表。
园区资源管理基础数据园区资料初始化园区资源,可建立园区资料、楼幢资料、单元资料,以及能耗表具信息。作为信息化系统的基础数据,各个业务部门均可按权限共享。建立完整的、可靠地、动态的运营资源数据资料库。
楼幢资料
单元资料
表具管理
底价管理设定房间出租底价与客户实际预算相比对,作为租赁业务中合同审核的重要依据。管理人员维护,基层工作人员不得修改。管控业务员报价行为、租金分析表计算更加准确、租赁合同审批有据可依
销控房态图处理园区内常见的单元/房间拆分、合并的业务,在房态图点出右键菜单,即可进行房间的自由合并、拆分等单元变更操作。通过不同颜色显示楼幢内各单元的不同状态,分别为空关房、已租房、意向房、样板房、装修房5种状态共享相关资源状态信息给相关业务部门,及时、直观的获取第一手运营情况资料。
图像化对比条状图
图形化对比饼图
显示园区当前总面积、出租面积、出租率数据;
显示开盘至今该园区应收款金额未收款金额、本月该园区应收款金额未收款金额;
欠费报警灯;
报修未处理报警灯;
投诉未处理报警灯;
客户如有到期未交款、有未处理报修、有未处理投诉,在销控房态图上会亮起红色报警灯提示相关部门及时处理未完成工作
客户关系管理市场信息业务员资料业务员名录构建涵盖运营前期以及运营过程中的招商业务、客户关系管理系统,方便招商部门开展业务以及对招商工作进行监控。

根据出租率的不同,招商部与运营部共享使用:出租率95%以下的楼盘由招商部进行使用,达到95%以后,由运营部进行使用。
中介公司信息中介资源的整理、积累;为公司提供商业合作伙伴资源,不断更新与维护,为业务的不断拓展进行不间断的积累
竞争对手资料建立金正对手资料数据库,方便把握市场形势,提高公司核心竞争力
专业网站用于共享各类专业网站的网址、信息、账户等资料。
客户挖掘潜在客户登记招商部门已接触过、但未签订合同的潜在客户登记总表。作为招商部经理统计部门工作成果总量的工具,未成交客户可共享给其他本公司项目。
我负责的客户某业务员所负责的所有客户列表,作为业务员日常工作的工具
客户跟踪记录某业务员跟踪自己所负责客户的所有过程记录;业务员在“我负责的客户”模块下所录入的数据,自动更新列表;可作为招商部经理对业务员的工作过程进行考核的依据。
到期客户资料本园区未达成续签合同的客户释放到共享的“到期客户资料”数据库中各个园区之间实现客户资料共享,不放弃任何一个商机,实现公司利益最大化
未成交客户资料本园区跟踪的客户未达成签约意向的客户释放到共享的“未成交客户资料”数据库中
租金分析表对于意向客户的入住,根据拟定的合同条款进行财务核算;通过审批流程,测算该客户所能为企业带来的收益,确认该客户是否满足入住要求。对业务员所接客户的合同条款(主要是租金)进行科学的计算,使每一个客户的入住都可以与公司的整体发展规划相适合,避免劣质客户入住。

交房管理交房通知
打印收房任务单。
合同签订完毕之后,各部门:物业部、工程部、保安部,自动收到客户入住通知。各部门信息共享、协同工作
客户档案在住客户客户合同签审完毕之后,系统自动生成客户档案。档案内容随客户今后发生的业务不断更新。建立客户动态台账,实现一户一档。
历史客户客户迁出后,保留该客户档案及相关信息。
收房管理收房通知
打印收房任务单。
合同中止之后,各部门:运营部、物业部、工程部、保安部、财务部,自动收到客户入住通知。各部门信息共享、协同工作
退租结算根据合同约定以及实际发生的业务,系统自动生成退租清单,方便财务部门核算以及业务部门收款。
现金流量表(收入预测总表)包括物业管理费、净租金、其他收入、以上三项合计数、出租单元数量、出租率等预测项目。根据当前租约、租金底价价、预估空置期以及市场价格浮动,对未来运营收入以及运营状态进行预测;
物业收入管理基础设置收费项目快速设定定期费用、公共事业费、公摊费用、不定期费用用等具体收费项名称、科目代码规则。公司统一管控财务规范、业务标准
收费帐套包括计算精度、账单结算日、进位方式、币种、滞纳金设置、账单设置等。
账单设置设置缴款通知单、催款通知单的要素。
收费标准为各收费项目设置收费公式、计算标准。
收费选择将客户与收费项相对应,并可为各个客户设置个性化计算参数。
表具抄录
水电费收取
读数录入按月添加公共事业表抄表数。收款业务信息化,总部可实时掌握基层收款情况;
物业部、运营部、财务部数据共享;
费用生成抄表记录完成后在抄表明细中自动生成公共事业费。
应收账单批量生成所有客户在某一期间内、某一收费项目的应收款。
催缴通知包括缴款通知单、催款通知单的生成与打印。
收款销账包括一次全收、分次收取、收款退回、多缴款转预付款等。
财务监控管理收款复核财务部门对业务部门的销账处理进行核实与确认。加强财务监管,加强公司所制定的财务制度贯彻与执行
收款明细打印缴款明细单。
财务核销根据缴款明细单进行财务确认。
统计分析内置报表客户实收款汇总表 客户实收款明细表 应收已收未收汇总  
客户欠款汇总表 客户欠款明细表 收缴率完成情况汇总  
物业管理子平台采购管理基础资料仓库信息按需建立各级物业部门使用仓库;设置管理处和公司的仓库,并为仓库的访问操作设置权限。打造从基层采购申请、申请审核、总部采购专员向供应商订货、供应商配送、基层管理处签收、基层管理处入库、领用管理的全流程物资管理信息系统;

使物资的采购、管理、使用等业务进一步制度化、规范化、透明化、信息化;
材料类别材料分类设置可以为仓库设置材料的类别,为设置材料做准备,分类设置允许多级分类,形成分类的树形结构,便于材料的查询与统计
材料台帐维护材料台帐,材料设置功能即可添加、删除、修改材料信息,维护材料台帐
供应商名录供应商设置可设置为公司提供材料的供应商列表,添加材料的时候可以从供应商列表中选择该材料的供应商,为将来按供应商汇总统计提供条件。
采购计划申请
各部门提交需要采购材料清单、要求到货时间;
采购计划审批
流程节点所在领导进行审核的流程管理;可结合预算系统的数据作为审核依据;
采购商品汇总
定期分条线、按类别、按供应商进行待采购商品汇总;
采购专员订货
采购专员根据汇总采购清单向供应商订货的业务处理;
工程设备设备分类
用户自定义设备的类别,比如对内公共设施、机电设备、智能化系统设备及器材进行分类;对设备进行有效的分类管理,快速掌握每一个设备的技术参数、运行情况、维修记录,将先进的PDCA管理思想和理念引入到物业管理的工程设备管理中,为工程设备的维修、保养等工作任务提供全方位的管理服务。
设备台帐在用设备建立公共设施信息资料管理档案,机电设备、智能化系统设备及器材产品档案资料库和采购厂商信息库;
报废设备
设备保养保养计划项目对于设备的专项保养进行计划制定、派工、执行、检查的流程管理;自动生成维护保养年度计划表、月度计划表、设备运行状态统计表、设备维修统计表等,以及计划跟进实施。
保养任务
设备报修
巡检人员对公共部位设施设备的报修处理;
设备运行
记录设备运行时的重要参数
重大事故记录
对设备的重大事故进行记录
设备报废
报废申请、审批的流程管理
图纸管理图纸分类
图纸档案
图纸归还
设备情况分析
对设备的情况进行分析统计

 

 

 


尊蓝简介

尊蓝公司成立于2003年,专注于国内物业管理信息化领域,定位于物业管理信息平台产品供应商与服务提供商,是双软认证企业、国务院创新基金支持单位,拥有自主知识产权25项,产品销售遍布全国128个城市,拥有物业公司客户数量,超过1600家;经过多年发展,尊蓝已成为国内物业软件知名品牌。

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